Onderhoudsmanagement: zes tips voor een optimaal prestatiecontract

Dat lijkt makkelijker gezegd dan gedaan. Niet zelden blijken contracten onvoldoende sturingsmechanismen te bevatten om prestaties te monitoren en bij te sturen. Ook bestaat het risico op dubbelingen of hiaten in de gemaakte afspraken. Onze ervaring leert dat een aantal factoren de doorslag geeft om tot een goed prestatiecontract te komen:

Leg het resultaat vast

Beschrijf in het contract wat je van de leverancier verwacht als prestatie. Leg dus niet vast wat hij moet doen, maar wat het resultaat moet zijn van zijn inspanning. Hoe hij dit realiseert, is zijn eigen expertise. De leverancier heeft daarbij veel vrijheid, als zijn inspanningen maar leiden tot het gewenste resultaat.

1. Kies de juiste onderhoudsvorm

Als er specifiek onderhoud van toepassing is op een asset of installatie, is het aan te raden de inspanningen wel te beschrijven. Hiermee wordt afgeweken van het karakter van de overeenkomst maar dit kan, mits minimaal toegepast, extra zekerheid bieden waar nodig. Het kan de leverancier ook veel tijd en moeite (en dus kosten) besparen als hij zich niet tot op detailniveau hoeft te verdiepen in een bijzondere installatie, als deze kennis al voorhanden is. Om te voorkomen dat de leverancier te passief is of niet de juiste activiteiten onderneemt voor het bepalen van de onderhoudsbehoefte, kunnen onderhoudsvormen worden voorgeschreven. Zo kan er predictief- en inspectief onderhoud worden vereist dat effectiever en efficiënter is dan standaardwerkzaamheden op vaste moment uit te voeren.

2. Duidelijkheid over processen

Iedere organisatie heeft vastgestelde procedures, zoals inkoopprocedures en budgetteringsrondes. De opdrachtnemer heeft hierin een rol en moet daar dus goed op aansluiten. Leg deze stappen daarom vast in de overeenkomst. Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies, moeten ook processen als informatievoorziening en besluitvorming worden beschreven.

3. Verantwoordelijkheid voor onderhoudskosten

Maak de opdrachtnemer verantwoordelijk voor de kosten van defecten en storingen. Hierdoor zal hij deze proberen te voorkomen door metingen, inspecties en onderhoud. De te verwachten kosten voor dit risico zijn opgenomen in de aanneemsom. Dit leidt ook tot een verlaging van de administratieve last: omdat veel kosten onderdeel zijn van de aanneemsom, hoeven hiervoor geen aparte facturen te worden gemaakt en goedgekeurd door de opdrachtgever.

4. Meetbare KPI’s

Ontzorging betekent sturen op een hoger managementniveau en meer afstand tot de uitvoering. De opdrachtgever blijft echter verantwoordelijk voor wettelijke verplichtingen en vanuit de eigen organisatie voor alle overige eisen, zoals business continuity. Om te weten of deze en andere eisen zijn geborgd, moeten deze worden gemeten. De meetinformatie vormt de basis voor aansturing van de leverancier. Daarom is een werkend prestatie/resultaatcontract voorzien van een set Key Performance Indicators (KPI’s).

De KPI’s moeten direct betrekking hebben op de kern van de dienstverlening en zodanig zijn gekozen dat alle voor de opdrachtgever belangrijke elementen in de overeenkomst zijn vertegenwoordigd. Bij het vaststellen van KPI’s moet ervoor worden gezorgd dat deze meetbaar zijn, beïnvloedbaar door de leverancier en zijn voorzien van een reële normering.

5. Financiële prikkels

Sturing werkt het best als er financiële prikkels zijn. Hiermee wordt in feite een verdienmodel gecreëerd dat in het verlengde ligt van de eisen van de opdrachtgever. Een contract met een afkoopregeling bevat een zelfsturende financiële prikkel. Daarnaast kan een bonus en malus worden verbonden aan de KPI-score. Om dit daadwerkelijk effect te laten hebben, moet deze een flinke omvang hebben in relatie tot de aanneemsom. Verder moet erop worden gelet dat de bonus alleen van toepassing is als er over de gehele linie, ofwel alle KPI’s, een goede score is.

6. De regelkring

Als bovenstaande punten wordt toegepast, is er sprake van een effectieve regelkring: de opdrachtgever heeft de gewenste controle over het onderhoudsmanagement en voor beide partijen is het duidelijk waar eenieders verantwoordelijkheden liggen. Bovendien worden de prestaties gemonitord en kan er, indien nodig, snel bijgestuurd worden. Voor de leverancier staat preventief en predictief onderhoud centraal waardoor het aantal storingen en uitval van installaties tot een minimum worden beperkt.