Slimme manager, bent u klaar voor de digitale revolutie?

Slimme manager, bent u klaar voor de digitale revolutie?

Uw energiefactuur, van verwerking naar verrijking

Veel organisaties maken gebruik van een traditioneel boekhoudkundig systeem voor het verwerken van facturen. Voor energiefacturen is dit systeem echter niet toereikend. Want energiefacturen moeten niet alleen verwerkt worden, ze moeten juist inzicht geven. Want wat is het effect van een warme of koude winter op uw energiefactuur? Wat is de verwachting voor de hoogte van de jaarafrekening aan het einde van het jaar? Kortom: wat zijn de gevolgen voor u en uw huurders? Wat is het effect op de energiekosten wanneer de gebouwportefeuille groeit of krimpt? Heeft u dit inzicht niet, dan loont het om uw factuurproces te herijken.

Het beheer van energiefacturen wordt om bovenstaande reden steeds meer uitbesteed. En terecht! Het is dé manier om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de energieadministratie te optimaliseren. Geen energiefacturen meer die zonder controle worden betaald, maar een transparante beheerste procedure. Geen handmatige verwerking die tijd kost, maar een geautomatiseerd proces dat tijd en kosten bespaart. Dit zorgt ook voor het voorkomen van fouten wat de controlekwaliteit en de betrouwbaarheid van de door te belasten energiekosten ten goede komt!

Hoeveel energie kost uw energie?

Aan de hand van enkele factoren kunt u al snel bepalen hoeveel energie uw energie daadwerkelijk kost. Toets uw huidige factuurproces aan de hand van de volgende vier simpele vragen.

  1. Ontvangt u alleen digitale energiefacturen?
  2. Worden de energiefacturen inhoudelijk gecontroleerd door medewerkers met kennis van de energiemarkt?
  3. Heeft u inzicht in de totale energiekosten?
  4. Kunt u eenvoudig informatie delen met belanghebbenden?

Is uw antwoord op de meeste of al deze vragen ‘nee’, dan is er ruimte voor optimalisatie en dus besparing in tijd en kosten. In dit geval is het slim om het factuurproces te optimaliseren op basis van de volgende zes stappen. U heeft hiermee inzicht in en controle over uw energiekosten:

Stap 1 – Energiemeetdata
Om de facturen op juistheid te controleren, heeft u de energiemeetdata nodig. Het energiemeetbedrijf stelt deze gegevens beschikbaar via een online monitoringsysteem wanneer u gebruik maakt van op afstand uitleesbare “slimme“ meters. Indien er geen slimme meters zijn, ontvangt u de energiemeetdata op basis van handopname, een tijdrovend proces. U bespaart veel tijd met meetdata uit slimme energiemeters.

Stap 2 – Digitale energiefacturen
Voor een snellere doorstroming van facturen, zijn digitale versies essentieel. Wij zien dat in de praktijk nog veel gebruik wordt gemaakt van papieren versies en pdf facturen. Dit betekent dat u het factureringsproces nog niet volledig kunt automatiseren. Onderzoek of het mogelijk is om in uw financiele administratiesysteem elektronische facturen te ontvangen, bijvoorbeeld in XML formaat. Dit heeft waarschijnlijk effect op de huidige werkwijze, maar vermindert wel de kans op fouten. Dit geldt ook voor facturen die in pdf format worden aangeboden.

Stap 3 – Verwerking, controle en opvolging
Maak duidelijke afspraken voor het uniform verwerken van de energiefacturen in het systeem. Denk hierbij aan de verwerkingstijd na binnenkomst en het proces bij afgekeurde energiefacturen. Vervolgens zorgt u ervoor dat de energiefacturen gecontroleerd worden op de juistheid van de energieaansluitingen, of de factuur reeds voldaan is en of het energieverbruik correspondeert met het te betalen bedrag. Een goede opvolging is uiteraard van belang bij de energiefacturen die afgekeurd zijn.

Stap 4 – Rapporteer en bewaak
Wanneer het factureringsproces eenmaal goed is ingericht, dan is het simpelweg een kwestie van rapporteren en analyseren. U heeft nu de output om prognoses te maken van de energiekosten, budgetten te optimaliseren en bij te sturen waar nodig. Wees echter niet te snel tevreden. Analyseer de energiefacturen nauwkeurig. Verklein hiermee de kans op het betalen van onterechte energiekosten zodat u geen correcties hoeft te maken op de doorbelasting naar uw huurders.

Stap 5 – Beheer
Uw portefeuille bestaat uit veel woningcomplexen en gemengde locaties (wonen en werken). Doorgaans heeft een locatie meerdere energie-, water- en/of warmteaansluitingen. Overzicht houden over deze veelvoud aan aansluitingen (aansluitingenbeheer) is in de praktijk een hele uitdaging.

Stap 6 – Doorbelasting energiekosten
Heeft u inzicht in uw portefeuille en energiekosten? Dan kunt u uw energiekosten doorbelasten, zo nodig conform de Warmtewet.

Efficiënt, transparant en beheersbaar

Hoewel het implementeren van een geautomatiseerd proces in het begin wat tijd en inspanning kost, is het zeker de moeite waard. U maakt het proces efficiënt, transparant en beheersbaar en borgt de kwaliteit van uw dienstverlening naar huurders. Uw energie kost u minder energie.

In zes stappen inzicht en controle over uw energiekosten

Wij begrijpen dat u een efficiënt en beheersbaar proces wilt. Daarom hebben wij een handige infographic voor u opgesteld. Werkt u voor de zorg? Dan is deze infographic van toepassing. Voor woningcorporaties gelden andere stappen.

 


Facebooktwitterlinkedinmail