Hoe maak je uitbesteding van technisch beheer tot een succes?

Hoe maak je uitbesteding van technisch beheer tot een succes?

Stel het vriest buiten en je weet niet wat de status van je cv-ketel is. Het voelt binnen behaaglijk, maar je weet niet of het apparaat er morgen mee ophoudt of nog makkelijk een paar jaar mee kan. Gebouwbeheerders voelen soms diezelfde onzekerheid. Ze weten bijvoorbeeld niet wat precies de status is van de noodstroomvoorziening, maar ze zijn er wel verantwoordelijk voor. Het komt regelmatig voor dat gebouwbeheerders niet goed op de hoogte zijn van de status van de gebouwgebonden installaties. Terwijl ze wel wettelijke verplichtingen hebben op dat gebied en er risico’s zijn ten aanzien van bedrijfscontinuïteit. Op zo’n moment is het noodzakelijk om een heldere overeenkomst op te stellen en een daarbij passende leverancier te contracteren.

Mismatch in verwachtingen

In de praktijk blijkt vaak dat de conditie van de installaties na een uitbesteding achteruit is gegaan, waardoor de risico’s toenemen. De gebouwbeheerder wordt geconfronteerd met hogere kosten, een toenemend aantal klachten en uitval. Als dit aan de hand is, kun je wel stellen dat de uitbesteding niet goed is verlopen. Vaak heeft dit te maken met een mismatch in verwachtingen; de leverancier weet niet goed wat er van hem verwacht wordt en de opdrachtgever dacht dat de leverancier wel zou inspelen op zijn verwachtingen. Dit leidt tot problemen, onbegrip en een verstoorde relatie.

Professionele opdrachtgever

Maar laten we eerst eens kijken hoe het zover kan komen. Organisaties besteden technisch beheer en onderhoud van gebouwen en gebouwgebonden installaties steeds vaker uit. Ze doen dat met een goede reden, want ze willen zich vooral richten op hun kerntaken. Maar wat ze vaak vergeten, is een goede inventarisatie te maken van de huidige situatie. Het allerbelangrijkste daarvoor is inzicht. Je moet als opdrachtgever goed weten wat de huidige status van je gebouw is en wat je ambitieniveau is, anders kan een uitbesteding mislukken. Bij INNAX zijn we daar heel helder over: een succesvolle uitbesteding is niet mogelijk zonder een professionele opdrachtgever die precies weet wat hij wil en wat hij wil bereiken. Soms is dat voor onze opdrachtgevers wel even slikken. Ze hebben bijvoorbeeld de uitbesteding al helemaal voorbereid en vervolgens vragen wij ze toch een stapje terug te doen en naar hun eigen situatie te kijken. Uiteindelijk waarderen opdrachtgevers meestal onze werkwijze en wordt de uitbesteding van de diensten er beter van. Wat ze ook op prijs stellen, is dat we het hele uitbestedingsproces van A tot Z begeleiden, medewerkers coachen en de implementatie begeleiden.

Transitieplan

Om te weten waar de opdrachtgever staat en wat zijn ambities zijn, stellen we samen met hem een transitieplan op. Dit is een bedrijfskundig model dat op een snelle en compacte manier de noodzakelijke verandering in kaart brengt. Hierin worden het vertrekpunt, de ambities, de weg daarnaartoe en de middelen die daarvoor nodig zijn, vastgelegd. Als je dat in kaart hebt gebracht, kan die uitbesteding bijna niet meer mislukken!

Meer weten? Neem contact met ons op of download de whitepaper.


Facebooktwitterlinkedinmail